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　メールマガジン　中小企業経営者のための、インターネット活用Ｑ＆Ａ

　　　　　　　　　　　　2001/06/25（第２・第４月曜日発行）　652 部

　第６回　超格安で情報共有のメリットが実感できるインターネット活用法
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□　ご挨拶
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みなさま、こんにちは。
ご購読いただきまして誠にありがとうございます。
初めてのみなさま、数あるメルマガの中から選んでくださり、ありがとうござ
います。

このメルマガは、インターネットをビジネスに活用する際に直面するさまざま
な問題とその解決策について、質問に答える形で提案していきます。


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□　お客様に関する情報を共有したいのだが．．．
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今回は、前回の続きです。
グループウェアシステムを導入したある会社の経営者のつぶやきは止まりませ
ん。

　・共有し難い情報、共有し易い情報、真っ先に共有したい情報については良
　　く分かった。確かにお客様に関する情報は共有したい。
　　でも、せっかくグループウェアシステムを導入してそういった「入れ物」
　　を作っても、皆面倒くさがってなかなかそこに入力してくれない。

　・ペナルティを課すことも考えたが、士気に影響しそうで踏み切れない。
　　結局「掛け声」だけで終わってしまう。

　・何か良い方法は無いの？


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■　情報共有のメリットを実感してもらうのが先決
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例えば営業担当者の一番重要な仕事は商品を売ったり契約を取ってくること。
そういった方々にお客様情報の共有化をいくら口で説明しても、各人の手間は
確実に増えるわけですから、営業成績に直結すると納得しない限り、なかなか
ついて来てはくれません。
仮にムリヤリやらせたとしても、それは「言われたからとりあえずやっておく」
レベルですから、本当に重要な情報は集まりません。

ではどうするか？
そういったときの定石の１つとして、

　・簡単なことから始めて、どんなに小さくても良いから結果を出して、
　　効果を実感してもらう

という手段があります。

そして今回は、電子メールを使ったお客様情報共有方法をご紹介します。


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■　電子メールを使ったお客様情報の共有
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まず前提条件。

営業担当者１人１人にメールアドレスがあることが必須です。
もし無かったら．．．これを機に導入しましょう。

そして、そのメールアドレスの私用での利用禁止を、予め全員に通知します。

それから現在「業務報告書」いわゆる「日報」や「週報」を「紙」で管理して
いる場合は、それを「磁気データ」で管理するよう改定する必要があります。

この３つだけです。


それでは具体的に、情報の流れを中心にその仕組みを説明します。


●お客様からメールが届いたとき

お客様から担当のＡさんのメールアドレスにメールが届いたとき、自動的に
「共有メールアドレス」にも同じものを転送するよう設定します。
（この転送設定は、ほとんどのメールシステムで簡単にできます。）
別のお客様から担当のＢさんに届いたメールも、「共有メールアドレス」に
自動転送します。
つまり、着信メールはすべて「共有メールアドレス」にも保管します。

当然、社内メールや私用メールも同じように「共有メールアドレス」に保管さ
れます。ですから、その旨予め全員に通知しておく必要があるわけです。


●お客様へメールを出すとき

Ａさんからお客様へメールを出すときは、「cc:」で「共有メールアドレス」
にも送っておきます。
Ｂさんも同様です。
これにより、送信メールはすべて「共有メールアドレス」にも保管されます。

ここで「cc:」の代わりに自動的に「共有メールアドレス」へ転送することも
技術的には可能かもしれません。でも、そのシステムを実現するにはそれなり
のコストがかかるのでお勧めしません。
「超格安で簡単に」が、この方法の良さなのですから。

もし「cc:」を忘れた場合、残念ながらそのメールは保管されません。いつも
忘れる場合は論外ですが、ときどき忘れることによる影響は軽微と言えるので
はないでしょうか。


●お客様と直接会って、または電話でお話したとき

この場合は、その都度直属の上司や関係者へメールで簡潔に報告します。
そして「cc:」で「共有メールアドレス」にも送っておきます。

つまり、従来「紙」で提出していた「業務報告書」を廃止し、メールで代用す
るのです。そして、これまで１日単位（日報）や１週間単位（週報）で行って
いたものを「発生単位」にするのです。


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■　メリットの実感
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この仕組みは、非常に安価で簡単すが、情報共有のメリットはすぐに実感でき
ます。

まず、お客様とのやりとりはほぼ「共有メールアドレス」に残りますので、
担当者が不在時、極端な例では有給休暇で外国へ遊びに行っていても、お客様
から緊急の要件があればすぐに他の人が代行できます。
（メールソフトの「検索」機能を駆使します。）

発生単位に報告しているのですから、直属の上司からの「あの件どうなった？」
という質問も激減します。
（この質問に回答する時間って結構ムダだと思いませんか？）

毎日帰り際、または毎週末、記憶をたどりながら、または手帳を見ながら「紙」
に書いていた報告作業が無くなります。

そして経営者にも、「現場の生の情報が見ようと思えばいつでも見える」とい
うメリットがあります。
（実はこれが最大のメリットかもしれません。）


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■　メリットが実感できたら、次のステップ
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電子メールを使ったお客様情報の共有は、非常に安価で手軽で、しかも情報共
有のメリットがすぐに実感できます。
（もちろん会社によって、１ヶ月後の場合も１年後の場合もありますが。）

メリットが実感できたら、次は本格的な情報共有です。
市販のグループウェアシステムを導入しても良いですし、独自システムを構築
しても良いでしょう。

これらは電子メールよりは少し操作が難しいでしょうが、それを超えるメリッ
トが分かれば、皆ついて来てくれます。


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□　質問、相談お待ちしております
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